Desfalques em Clínicas Veterinárias

Embezzlement at Veterinary Practices

Por Mark Feltz

Como proprietário de um hospital veterinário, você quer confiar em seus funcionários. E você deveria, afinal você os contratou. Os membros de sua equipe realizam um bom trabalho para você, chegam no horário e até trazem café e lanches para o trabalho. Mas o que você pode não perceber é que mesmo o melhor funcionário de hospital, o mais inteligente e mais aparentemente confiável pode sentir-se tentado a se apropriar de mais do que apenas aqueles cinco minutos a mais no almoço.

Com pessoas em todos os lugares sentindo o beliscão econômico, o desfalque por funcionários é algo a que donos de hospitais veterinários deveriam estar atentos.Na verdade, relatórios estimam que apenas nos EUA, mais de U$400 bilhões são roubados através de desfalques de funcionários todos os anos. Essa estatística infeliz revela a necessidade de donos de hospitais de vigiar de perto as finanças de seus hospitais. Do contrário, você também poderia se tornar o pivô do próximo escândalo financeiro.

Por que hospitais veterinários são tão vulneráveis?

Embora a maioria das pessoas entenda que apenas empresas com grande fluxo monetário e pouca fiscalização sejam alvos de desfalque, as notícias podem ser enganadoras. Estas podem ser as únicas empresas que chamam a atenção da mídia, mas a realidade mostra o oposto. Na realidade, pequenas e médias empresas são as mais vulneráveis a desfalques por funcionários. Isso é especialmente verdade, já que mesmo pequenas quantidades de dinheiro podem ferir uma pequena empresa, como um hospital veterinário, durante esses duros períodos da economia.

Clínicas veterinárias são vulneráveis a fraude e desfalques por diversos motivos. Elas geralmente possuem poucos funcionários, portanto é difícil separar funções. Frequentemente a pessoa que controla o estoque também paga as contas, o que cria oportunidade para o furto. Proprietários parecem confiar bastante. Clínicas veterinárias lidam geralmente com o pagamento imediato ao serviço, e tendem a armazenar grandes estoques de inventário de grande valor sem segurança, incluindo fármacos. Já que o inventário raramente é feito, tanto dinheiro e estoque são alvos de furto.

Uma pesquisa recente de 183 clínicas veterinárias (conduzida por Marsha Heinke para a DVM 360) relatou os seguintes achados:

  • 67,8 por cento das clínicas já foram vítimas de fraude, furto ou desfalque
  • 60,5 por cento dos defraudadores foram identificados, mas não processados
  • A duração média da fraude era de 12,2 meses
  • Em 38,3 por cento dos casos, a fraude era descoberta através de uma auditoria de controle interno.
  • A posição mais comum de defraudadores era de recepcionista, seguida de assistente técnico.
  • 69,3 por cento dos indivíduos culpados estavam empregados na clínica há 3 anos ou menos
  • Dinheiro e inventário foram as áreas mais comuns de desfalque, mas tratar animais de amigos de graça e furto de pertences pessoais também foi relatado.

Durante períodos econômicos de pobreza, os métodos de revisão financeira, auditoria ou controles internos podem ser as primeiras áreas a serem cortadas do orçamento de um hospital. Ao fazerem isso, proprietários de hospitais devem avaliar se estes cortes valem a pena de criarem maiores oportunidades para o desfalque de funcionários.

O que motiva funcionários a furtarem de seus empregos nem sempre é óbvio. Os fatores mais comuns incluem desespero ou um sentimento de direito onde um funcionário pode pensar que ele deveria receber uma compensação maior. Muitos podem justificar suas ações como não exatamente um crime, mas sim um favor que eles eventualmente reembolsarão, mas nunca o fazem. Claro que existem situações onde funcionários simplesmente querem mais dinheiro para um padrão de vida mais luxuoso. Seja qual for o caso, há passos que você pode tomar para proteger o seu negócio.

Embora os métodos possam variar, algumas sugestões para prevenir o desfalque por funcionários incluem:

  • Não faça cortes desnecessários nas práticas de monitoramento e auditorias no seu hospital.
  • Não dependa apenas de números para revelar fraudes.
  • Leia nas entrelinhas: o orçamento está apertado de uma maneira anormal ultimamente? Os gastos estão excepcionalmente altos? Há pessoas sendo pagas em épocas anormais? Há motivos suficientes para tais mudanças?
  • Contrate um auditor para conduzir uma busca por irregularidades nas finanças do seu hospital.

Tenha muito cuidado e tato antes de fazer uma acusação.

Se você suspeita que o desfalque é um problema no seu hospital veterinário, certifique-se de ter fatos concretos e provas para apoiarem uma acusação antes de apontar o dedo para um membro da sua equipe. Ser paranóico ou fazer acusações falsas pode ser igualmente danoso para você e o seu hospital veterinário.

Traduzido e adaptado do VetNetwork blog.

Sem dúvida, a possibilidade de desfalque assombra todo proprietário de clínicas. Controle suas finanças, e conheça seus funcionários de perto!

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